Anmeldung und Führung der Teilnehmer einer Tagung waren in der Vergangenheit oft ein Problem, an dem Mitarbeiter scheiterten. Es ist natürlich auch von einem Einzelnen zu viel verlangt, wenn er sämtliche Teilnehmerzahlen und Aktionsorte auf einem top-aktuellen Stand halten soll. Die meisten ausgedruckten Ecxel-Listen sind in der heißen Phase einer Konferenzvorbereitung bereits nach dem Verlassen des Druckers nicht mehr auf dem neuesten Stand. Betraut man mehrere Mitarbeiter mit dem Teilnehmermanagement, hilft es zwar dem Einzelnen, aber ein neues Risiko taucht auf: Keine Abstimmung ist so perfekt, als dass dabei nicht Informationen unter den Tisch fallen würden. Die Ballung von Manpower bringt keine grundsätzliche Lösung des Problems und verursacht nur unnütze Kosten.
Im Zeitalter von Planungssoftware und Online-Kommunikation sind die traditionellen Kraftakte bei der Tagungsvorbereitung auch gar nicht mehr nötig. Ist das Anmeldeformular bereits so gut aufbereitet, dass es sämtliche Anforderungen eines Teilnehmers an das Management widergibt, kann das Teilnehmer-Management sogar zu einem konstruktiven Werkzeug werden. Seine Wirkung wird faktisch in das Gegenteil verkehrt. Die Zeiten, in denen die emsigen Planungen eines Mitarbeiters an einem bestimmten Punkt von der Geschäftsführung nicht mehr nachvollzogen werden konnten, sind vorbei.
Mit der Online-Anmeldung gibt der Teilnehmer alle erforderlichen Daten ein, die der Verwaltung danach ohne Nachbearbeitung zur Verfügung stehen. Sie werden automatisch in die definierten Kategorien eingefügt. Zu jedem Zeitpunkt kann der komplette Stand oder die Belegung von Einzelbereichen von allen autorisierten Bearbeitern abgefragt werden. Erkundigt sich ein Pressevertreter nach der personellen Besetzung einer Diskussionsrunde, vermag ihm bereits die Sekretärin mit einem Blick auf die entsprechende Seite Auskunft zu geben. Der Pressereferent tut in dieser Zeit das, was für die Konferenz wichtiger ist: neue Interessenten gewinnen. Mit einer so angelegten Verwaltung können alle Mitarbeiter offensiv arbeiten, als ständig nur der Entwicklung hinterher zu laufen. Mehr noch: Das Teilnehmer-Management wird zur positiven Außendarstellung des Veranstalters. Selbst die Antwort-Tools können im CI der Firma designt werden.